EL CERTIFICADO DE DEUDA
Autor:Victoriano Contreras. Administrador de Fincas Colegiado CAFS. Letrado del Ilustre Colegio de Abogados de Sevilla.
Área de Administración de Fincas.
Cónclave Abogados & Administración de Fincas.
1.-¿QUÉ ES?
El certificado de deuda es un documento de naturaleza privada mediante el cual ,el Secretario/Administrador de la Comunidad de Propietarios certifica la existencia o inexistencia de cuotas de Comunidad de Propietarios pendientes de abono a una fecha concreta.
2.-¿PARA QUÉ SIRVE?
El certificado de deuda no es un documento informativo.La finalidad de su emisión no es simplemente informar al propietario de la existencia o inexistencia de una deuda con la Comunidad de Propietarios ;su finalidad no es otra que certificar el estado contable de un inmueble situado en un edificio/urbanización sometida a régimen de propiedad horizontal.
3.-¿CUÁNDO SE UTILIZA?
Se utiliza especialmente en dos situaciones:
1.-En casos de transmisión de la titularidad del inmueble,ya que la aportación del certificado de deuda normalmente es solicitada en Notaría ,en el momento de la elevación a escritura pública del negocio jurídico de transmisión (contrato de compraventa,donación o adjudicación de herencia).
2.-En supuestos de reclamación de deudas al propietario en vía judicial.
En tal caso,dentro de la documentación que preceptivamente se ha de aportar,junto con la demanda de reclamación de cantidad,se ha de incluir el certificado de deuda expedido a fecha de realización de la reclamación.
4.-¿QUIÉN LO PUEDE SOLICITAR?
Usualmente es solicitado en supuestos de transmisión de la titularidad del bien inmueble,por lo que es común que sea solicitada su expedición por parte del adquirente. No obstante lo anterior,su expedición,antes de la transmisión,únicamente puede ser efectuada,por parte de la administración,a favor del titular registral,es decir,por parte de quien figure ,como propietario en el Registro de la Propiedad.
Igualmente,por cuestiones referentes a la preservación de la privacidad y cumplimiento estricto de la normativa en materia de protección de datos,la expedición de este certificado únicamente puede ser solicita y emitida a favor de los titulares registrales de la vivienda,o lo que es lo mismo,a favor de los transmitentes.
5.-¿CUÁL ES EL PLAZO PARA SU EXPEDICIÓN?
El plazo es de siete días naturales desde la fecha de solicitud,siendo requerida antelación respecto a la fecha de firma de la escritura de transmisión.
6.-¿CUÁL ES SU CONTENIDO?
El certificado debe contener:
1.-Fecha de expedición.
2.-Identidad de quien lo expide ,en su condición de Secretario/Administrador de la Comunidad de Propietarios.
3.-Identidad de la Comunidad de Propietarios.
4.-Identidad del propietario/titular registral del inmueble.
5.-Importe de la deuda a fecha de expedición,con indicación de los períodos a los que corresponde.
7.-¿QUÉ ACTUACIONES REQUIERE LA EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DEUDA?
La expedición del certificado de deuda exige la realización de las siguientes actuaciones:
1.-Solicitar extractos de las cuentas financierdas.
2.-Revisión de las cuentas financieras de la Comunidad de Propietarios.
3.-Revisión de las cuentas contables.
4.-Atención presencial/telefónica/telemática del cliente solicitante.
Se estima que el tiempo invertido en la elaboración del certificado de deuda es de unas dos horas de trabajo profesional.
8.-¿TIENE RESPONSABILIDAD LA EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DEUDA?
El Secretario/Administrador asume responsabilidad por la exactitud del contenido del certificado,debiendo asumir las responsabilidades derivadas de culpa o negligencia,en caso de que la misma concurra.
9.-¿TIENE COSTE LA EMISIÓN DEL CERTIFICADO?
La emisión de un certificado de deuda,tanto por el hecho de las actuaciones contables requeridas,como por el hecho de estar su emisión sometida a responsabilidad,normalmente está sometida a coste ,el cual deberá ser asumido por parte del propietario solicitante.
Debe tenerse en cuenta que la emisión de un certificado de deuda,aún estando dentro de las funciones propias del Secretario-Administrador,resulta un encargo puntual y particular que realiza,no la Comunidad de Propietarios ,sino un propietario particular.Es decir,se trata de un encargo particular,cuyos costes deben ser asumidos por parte de quien lo realiza.
EL CERTIFICADO DIGITAL DE LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS.
1.-¿QUÉ ES ?
El certificado digital es un fichero informático generado por una entidad de servicios de certificación ,la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) ,o bien alguna otra Autoridad Certificadora (AC),la cual asocia unos datos de identidad a una persona física o jurídica ,confirmando su identidad digital en Internet,siendo un elemento esencial en la realización de operaciones de identificación realizadas a través de la red.
2.-¿QUÉ ELEMENTOS INTEGRAN EL CERTIFICADO DIGITAL?
El certificado digital se encuentra integrado por los siguientes elementos :la identidad del titular;datos de identificación de filiación del titular(empresa ,colegio profesional,etc);datos propios del certificado :nº de serie ,fecha de caducidad e identidad de la autoridad de certificación que lo ha emitido.
3.-¿ES OBLIGATORIO SU USO PARA LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS?
Conforme a lo establecido en el Artículo 14.2 de la Ley 39/2015,de 1 de octubre de Procedimiento Administrativo Común,"En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:
a) Las personas jurídicas.
b) Las entidades sin personalidad jurídica."
En consecuencia,el empleo del certificado digital ,para las Comunidades de Propietarios es preceptivo para la realización de cualquier trámite que hayan de realizar con las Administraciones Públicas,pues las comunicaciones con las mismas ,de forma preceptiva,se ha de realizar por medios telemáticos.
4.-¿QUIÉN OBTIENE EL CERTIFICADO Y ES RESPONSABLE DE SU CUSTODIA?
La expedición del certificado se realiza ,por parte de la Autoridad Certificadora,en nombre del representante legal de la Comunidad de Propietarios,el cual será el/la Presidente que figure en fecha de expedición del certificado digital.Dicha persona o la persona que le sustituya/suceda en el cargo será la encargada de la custodia del mencionado archivo informático,así como la encargada de realizar el seguimiento de las notificaciones digitales que reciba la Comunidad de Propietarios,al tiempo que será la encargada de la realización de la emisión de aquellas comunicaciones que precise realizar a las Administraciones Públicas o a terceros en nombre de la Comunidad de Propietarios.
5.-¿PUEDE AUTORIZARSE AL ADMINISTRADOR PARA REALIZAR LAS FUNCIONES DE CUSTODIA Y USO DEL CERTIFICADO DIGITAL?
Por parte de la Junta General de Propietarios,puede autorizarse,por acuerdo de Junta General, al Secretario/Administrador para actuar como representante ante las Administraciones Públicas (Agencia Tributaria,Seguridad Social,Organismos de Recaudación,Ayuntamientos,etc),así como para realizar la custodia del certificado digital y atender a las notificaciones telemáticas.
